GDPR
Registratúrny plán
Príloha č. 1 k Smernici č. 1/2024
REGISTRATÚRNY PLÁN
s využitím osobnej zložky žiaka
Registratúrna
Názov vecnej skupiny
Znak hodnoty
značka
Lehota
uloženia
RZ
ZH - LU
V Všeobecná agenda
VA
Analýzy a rozbory a vyhodnotenia školského roka
VA1
Vlastné - ročné a dlhodobé
A-5
VA2
Vlastné - krátkodobé
5
VA3
Riadených organizácií
5
VB
Projekty a programy školy
A-10
VC
Koncepcia rozvoja školy
A-10
VD
Delimitačné protokoly
A-10
VE
Evidencie
5
VF
Bežná korešpondencia
3
VG
Sprístupnenie informácií v súlade so zákonom o slobodnom prístupe k informáciám
VG1
Poskytnutie informácie
5
VG2
Rozhodnutie
5
VH
Komisie
5
VI
Metodická a koordinačná činnosť
5
VJ
Petície
A-10
VK
Kontroly
10
VL
Sťažnosti, podnety, oznámenia
10
VM
Indexy a registre
A-10
VN
Registratúrny denník, denník spisov
10
VO
Dokumentácia k vyraďovaciemu konaniu, (odovzdávacie zoznamy)
A-10
VP
Preberacie zoznamy (spisy do registratúrneho strediska)
1
(po vyradení
spisov)
VR
Výpožičné lístky
1
VS
Súdne spory, dokumenty zmierovacieho konania, rozsudky
10
VV
Štatistika
VV1
Ročná a dlhodobá
A-5
VV2
Krátkodobá
5
A Agenda riadenia
AA
Zriaďovacia listina (zmeny a dodatky)
A
(po zrušení)
AB
Štatút
A-10
AC
Vnútorné riadiace akty (príkazy, pracovný poriadok organizačný poriadok, bezpečnostný poriadok, registratúrny poriadok, smernice, pokyny)
A-5
(po strate platnosti)
AD
Rada školy
A-10
AE
Porady a rokovania
AE1
Operatívne porady riaditeľa
5
AE2
Pedagogická rada
5
AE3
Rodičovské združenia (porady, zápisnice, dokumentácia)
5
AE4
Školských poradní
5
AE5
Predmetová komisia
5
AE6
Metodické združenie
5
AF
Dohody o spolupráci s inými orgánmi a organizáciami
10
AG
Vyznamenania, ocenenia, diplomy a uznania udelené škole
A-5
AH
Kolektívna zmluva
A-5
AI
Kontrolná činnosť riaditeľa a zástupcu riaditeľa
AI1
Plán kontrolnej činnosti
5
AI2
Hospitačný záznam
5
AJ
Školská inšpekcia a štátny dozor (zápisnice, záznamy)
A-5
C BOZP a OPP, Civilná ochrana
CA
Úrazy
CA1
Ľahké
5
CA2
Ťažké
A-5
CA3
Doklady o pracovnej úrazovosti z hľadiska náhrad škôd spôsobených na zdraví
5
CA4
Štatistické výkazy o úrazovosti žiakov
5
CA5
Záznamy o úrazoch a ich prešetrení, záznamy z prešetrenia ťažkých
a smrteľných úrazov
5
CB
Dokumentácia školení, preškolení z oblasti OPP a BOZP
5
CD
Protokoly o vykonaní dozoru, evidované karty ochranných pomôcok,
kniha inštruktáží o BOZP
5
CE
Dokumentácia BOZP
5
CO
Civilná ochrana
5
E Publikačná činnosť
EA
Propagačné filmy, fotografické materiály viažuce sa ku škole
A
EB
Časopisy vydané školou alebo školským zariadením
A-5
(1 výtlačok)
EC
Kronika školy
A
G Ekonomická agenda
GA
Rozpočet
GA1
Vlastný
A-10
GA2
Správy o čerpaní
5
GA3
Zmeny, rozpočtové opatrenia, podklady
5
GA4
Záverečný účet
A-10
GB
Finančná kontrola
10
GU
Účtovníctvo
GU1
Výkazy
10
GU2
Účtovné doklady (faktúry, platobné poukazy, interné doklady bankové doklady, pokladničné doklady) a evidencie, zostavy
10
GU3
Mzdy
GU31
Podklady pre zostavenie miezd
5
GU32
Výplatné listiny
10
GU33
Nemocenské poistenie
5
GU4
Prihlásenia (odhlásenia) do zdravotnej a sociálnej poisťovne, výkazy
10
GU5
Daňové výkazy
10
GZ
Zmluvy
GZ1
Kúpne, o výpožičke, nájomné, zámenné, o stravovaní, o dielo, o dotáciách, o sponzorstve, darovacie a iné
10
GZ2
O prevode správy majetku štátu
A-10
L Hospodárska agenda
LA
Verejné obstarávanie
10
LB
Budovy (vlastné)
LB1
Stavebná a projektová dokumentácia
A
(po zrušení školy alebo školského zariadenia)
LB2
Opravy a údržba
5
LB3
Investičná výstavba
20
LB4
Register investícií
5
LD
Delimitácie budov, priestorov a miestností, výpočtovej techniky a mot.
vozidiel
LD1
Základná evidencia
A-10
LD2
Pomocná evidencia
5
LE
Prihlášky, odhlášky – elektrická energia, plyn, komunálny odpad, voda
5
LF
Hospodársko-finančné veci
LF1
Pohľadávky, fakturovanie
10
LF2
Osobné motorové vozidlá - prevádzka
5
LF3
Denník dispečera
5
LF4
Administratívne dohody
5
LF5
Telefón. stanice, fax, modem, TV, rozhlas, rádiostanice, noviny, časopisy
5
LF6
Poštovné
5
LF7
Kancelárska a iná technika
5
LF8
Objednávky
5
LF9
Doprava - jednotný vozový park
5
LF10
Evidencia skladových zásob
5
LF11
Sklad - príjem, výdaj
5
LI
Inventarizácia
LI1
Základná evidencia budov a pozemkov
A-10
LI2
Základná evidencia inventárneho zariadenia
5
LI3
Pomocná evidencia – miestne zoznamy inventárnych predmetov
5
LI4
Majetku a skladových zásob
A-10
LI5
Inventárne karty hmotného majetku
5
LI6
Ponuka prebytočného majetku
5
LI7
Znalecké posudky
5
LI8
Vyradenie majetku
5
LI9
Likvidácia majetku
5
LK
Koncesné obstarávanie
LK1
Vyhlásenie verejného výberového konania
5
LK2
Priame zadanie
5
LK3
Udelenie a odňatie koncesie
5
LK4
Neudelenie koncesie
5
LK5
Previerky
5
LP
Poistenie
LP1
Zmluvy
5
LP2
Likvidácia škody
5
P Personálna agenda
PA
Osobný spis zamestnanca – obsahuje platový dekrét,
menovací dekrét,...
70
(od narodenia)
PB
Rozbory klasifikačnej štruktúry a stavu zamestnancov
A-10
PD
Dovolenky
3
PE
Dochádzka, evidencia pracovného času
3
PF
Žiadosti o prijatie do zamestnania a ich odpovede
5
PG
Dokumentácia k výberovému konaniu
5
PH
Mzdové listy
20
PI
Starostlivosť o zamestnanca (životné jubileá, rekreácie,...)
5
PJ
Dohody
PJ1
s odvodmi na dôchodok do SP
70
(od narodenia)
PJ2
bez odvodov na dôchodok do SP
10
PK
Ďalšie vzdelávanie zamestnancov (plán, záznamy)
5
PL
Hmotná núdza
10
S Výchovno-vzdelávací proces
SA
Triedna kniha
10
SB
Triedny výkaz
60
(od narodenia)
SC
Katalógový list žiaka
60
(od narodenia)
SD
Školský vzdelávací/výchovný program
SD1
Učebné/výchovné plány
A-10
SD2
Učebné/výchovné osnovy
A-10
SD3
Vzdelávacie/výchovné štandardy
A-10
SE
Protokol o maturitnej skúške
A-20
SF
Protokol o záverečnej skúške
A-20
SG
Protokol o absolutóriu
A-20
SH
Protokol o komisionálnych skúškach
A-20
SI
Protokol o štátnej jazykovej skúške
A-20
SJ
Denný záznam školského zariadenia
10
SK
Plán výchovno-vzdelávacej činnosti
10
SL
Plán práce školy
10
SM
Rozvrh hodín
5
SN
Školský poriadok
A-10
SO
Galéria úspechov školy (olympiády, súťaže)
A-5
SP
Súťaže (výsledky, programovo-organizačné zabezpečenie)
5
SQ
Povinne voliteľné predmety
5
SR
Účelové cvičenia, didaktické hry
5
SS
Nepovinné predmety
5
ST
Vysvedčenia
ST1
Neprevzaté vysvedčenia
5
ST2
Nostrifikácia
5
ST3
Agenda k odpisom vysvedčení, neprevzaté odpisy z vysvedčení
5
SU
Poukazy
SU1
Vzdelávacie
5
SU2
Kultúrne
5
SV
Denník evidencie odborného výcviku
10
SW
Rekvalifikačné kurzy
5
T Školské stravovanie
TA
Dokumentácia k stravným lístkom (normovací hárok, výkaz stravovaných osôb)
5
TB
Mesačný výkaz v spotrebe potravín
5
TC
Žiadanky na tovar
5
TD
Výdajky
5
TE
Jedálny lístok
5
TF
Evidencie
5
- Informatika
YP
Programové vybavenie – inštalácia, licencie, údržba
5
YS
Školenia a semináre
5
YT
Technické vybavenie školy – doklady, zmluvy, reklamácie
5
- Žiacke veci
ZA
Dokumentácia žiaka
ZA1
Osobná zložka žiaka (žiadosť o prijatie do školy, rozhodnutie o prijatí, resp. neprijatí, odvolanie voči neprijatiu, prerušenie štúdia, individuálny študijný plán, klasifikácia prospechu a správania žiakov (úľavy z dochádzky, ospravedlnenky, nedbalá dochádzka, napomínanie), žiadosti (napr. oslobodenie od povinnej telesnej výchovy, rodinná dovolenka), rozhodnutie o zverení dieťaťa do osobnej starostlivosti jedného z rodičov, príp. do striedavej osobnej starostlivosti oboch rodičov, splnomocnenie rodiča o prevzatí dieťaťa, priestupky žiaka, štúdium žiaka v zahraničí, štipendiá, prestup na inú školu, vylúčenie zo štúdia)
10
(po ukončení štúdia)
ZA2
Návrh na prijatie žiaka so špeciálnymi výchovno-vzdelávacími potrebami
5
(po ukončení štúdia)
ZA3
Zdravotný záznam žiaka, správa zo psychologického alebo špeciálnopedagogického vyšetrenia
20
(od posledného poskytnutia zdravotnej starostlivosti)
ZA4
Písomné vyjadrenie ku školskému začleneniu
5
(po ukončení štúdia)
ZA5
Individuálny výchovno-vzdelávací program individuálne začleneného žiaka
5
(po ukončení štúdia)
ZC
Prijímacie konanie (zápisnica, dokumentácia, rozhodnutia)
5
ZE
Organizačné zabezpečenie hromadných školských akcií
5
ZG
Vzdelávanie cudzincov
5
ZJ
Písomné práce žiakov
1
ZL
Zaradenie podľa odborných činností
5
ZO
Monitoring
5